Cuidar de todos os fatores que implicam a entrega de mercadorias é essencial para garantir entregas de qualidade, com segurança e em tempo hábil. Um fator de grande importância que pode prejudicar o prazo da entrega é a emissão correta dos documentos de transportes. Listamos os principais documentos utilizados para o embarque das mercadorias e definição de cada um deles. Além do impacto na circulação da mercadoria cumprindo com a legislação vigente, a cobertura do seguro em caso de sinistro, depende da apresentação de toda documentação. Esses documentos são obrigatórios, independentemente, do modal de embarque utilizado, seja ele, rodoviário, ferroviário, hidroviário, dutoviário e aéreo.

1. NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E)
A nota fiscal é um documento obrigatório e deve ser emitida na compra e venda de qualquer produto ou serviço. O fato da NF-e ser emitida pela internet, trouxe facilidade e agilidade no compartilhamento da informação.

2. DOCUMENTO AUXILIAR DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA (DANFE)
A nota fiscal virtual possui um documento auxiliar, uma versão impressa conhecida como DANFE. Esse documento tem como função facilitar o acesso às informações existentes na NF-e; contudo, ele não a substitui, servindo apenas para o trânsito da mercadoria. Ou seja, ambos devem ser emitidos ou disponibilizados para os demais participantes. Esse documento impresso é importante para confirmar a entrega da mercadoria, pois, é nele que obtém-se o canhoto assinado pelo recebedor.

3. CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E)
Esse documento é o espelho dá uma nota fiscal, todavia ele refere-se à prestação de serviço de transporte de carga feito por qualquer modal. O CT-e precisa ser registrado/autorizado, virtualmente, no site das Secretarias das Fazendas Estaduais (Sefaz) e está sujeito a checagens em postos de fiscalização. A legislação vigente determina que ele seja válido em todos os estados do país.

4. DOCUMENTO AUXILIAR DO CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (DACTE)
O CT-e também possui um documento auxiliar que atua como sua representação física. Esse documento acompanha a carga em trânsito e contém dados que permitem a conferência do CT-e no site da Sefaz. Assim como no caso da nota, o DACTE não substitui o conhecimento de transporte eletrônico (XML).

5. MANIFESTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS FISCAIS (MDF-E)
O MDF-e tem como principal finalidade otimizar as obrigações dos contribuintes ao mesmo tempo em que permite o acompanhamento de todas as operações comerciais pelo fisco.
Portanto, o MDF-e agiliza/centraliza o registro dos documentos fiscais, compilando diversas informações em um só lugar.

6. DOCUMENTO AUXILIAR DO MANIFESTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS FISCAIS (DAMDFE)
O MDF-e também possui um registro auxiliar, uma cópia física, que acompanha a mercadoria. Da mesma forma, esse documento auxiliar também não substitui o documento eletrônico (XML).