As vezes ficamos tão sobrecarregados que achamos que não vamos conseguir fazer tudo, pelo menos namora tempo. Neste exato instante, por exemplo, estou assoberbado pela minha lista de tarefas.

Acabo de passar os últimos dias tentando trabalhar, mas sem conseguir de fato. Começo a fazer alguma coisa e sou distraído pela internet, por um telefonema ou por um e-mail. Agora que preciso alcançar o máximo de eficiência, eu me tornei menos produtivo do que nunca.

Deveria ser o contrário, quando temos muita coisa para fazer, nos tornamos muito produtivos. Às vezes isso até acontece, mas, com frequência, se muitas coisas disputam nossa atenção, não sabemos por onde começar, então simplesmente nem começamos.

Na próxima vez que se encontrar nessa situação, experimente a seguinte abordagem.

1) Anote tudo que precisa fazer em uma folha de papel: Resista ao impulso desusar a tecnologia para essa tarefa. Por quê? Não tenho certeza, mas, de alguma forma, escrever no papel e riscar os itens posteriormente, aumenta a motivação.
2) Passe 15 minutos completando o máximo que conseguir das tarefas mais fáceis e rápidas. Dê os telefonemas rápidos e envie os e-mails breves que precisar. Não se preocupe em ver se essas tarefa mais importantes da lista. Você está em movimento, e é isso que importa. O objetivo é riscar o máximo possível de tarefas no mínimo de tempo. Use um cronômetro para manter a concentração.
3) Trabalhe nas tarefas mais complexas pelos 35 minutos seguintes. Desligue o telefone, feche todas as janelas desnecessárias no computador e escolha a tarefa mais desafiadora, estressante ou crítica da lista. Então trabalhe nela e somente nela, sem hesitação ou distração, por 35 minutos.
4) Faça uma pausa de 10 minutos, depois reinicie o ciclo. Após 35 minutos trabalhando com concentração total, faça uma pausa. Depois, reinicie o processo de uma hora, começando pelos 15 minutos de ações rápidas.

Anne Lamott escreveu o seguinte em “Palavra por palavra”

Há cerca de três décadas, meu irmão mais velho, na época com 10 anos, tentava fazer um trabalho sobre pássaros. Ele tivera três meses de prazo, mas deixará para a última hora, e intrabalhável precisava ser entregue no dia seguinte. Ele estava quase chorando, sentado à mesa da cozinha, cercado por filhas, lápis e livros sobre pássaros, paralisado pela enormidade da tarefa à sua frente. Então meu pai se sentou ao lado dele, pôs o braço em volta do seu ombro e disse: “Um pássaro de cada vez”.

É isso. Uma tarefa de cada vez: comece pelas mais fáceis para ter a sensação de que está riscando itens da lista, depois enfrente um trabalho difícil para ganhar ímpeto e reduzir o estresse. Tudo cronometrado.

Fonte: Faça o trabalho que precisa ser feito. Texto de Peter Bregman